Facturar, registrar pagos y ordenar gastos consume horas que podrías destinar a hacer crecer tu negocio. Te contamos por dónde empezar.
Automatizar tareas administrativas significa dejar de dedicarle tiempo a lo que se puede resolver de forma sistemática para enfocarte en lo que realmente necesita tu atención. Hoy, existen herramientas que permiten simplificar buena parte del trabajo repetitivo de una PyME, incluso sin conocimientos técnicos.
En esta nota, te contamos qué tareas administrativas se pueden automatizar con más facilidad y qué tener en cuenta antes de arrancar.
Por qué conviene automatizar tareas administrativas
Automatizar ayuda a reducir errores humanos, evitar tareas repetitivas y te da información más ordenada al momento de tomar decisiones. Además, libera tiempo que podés destinar a atender clientes, mejorar tu producto o pensar en la estrategia del negocio.
Tareas administrativas que se pueden automatizar
Hay tareas que se repiten todas las semanas (o todos los días) y que no necesitan tu atención cada vez. Estas son algunas de las más comunes.
Facturación
Emitir cada factura de forma manual, revisando datos y calculando montos, es una de las tareas que más tiempo insume. Existen herramientas que generan la factura automáticamente a partir de una venta cargada, lo que reduce el margen de error.
Registro de pagos y cobros
Llevar un registro manual de qué cobraste y qué pagaste, en una planilla aparte, duplica el trabajo. Centralizar los movimientos de tu negocio en una sola cuenta te permite ver esa información de forma automática, sin tener que cargarla vos mismo.
Recordatorios de vencimientos
Los vencimientos de impuestos, servicios y obligaciones como la recategorización del monotributo son fáciles de olvidar en medio del día a día. Configurar recordatorios automáticos, ya sea en tu calendario o en las herramientas que uses para administrar el negocio, evita sorpresas de último momento.
Conciliación de movimientos
Comparar manualmente lo que registraste en tu planilla con lo que efectivamente se movió en tu cuenta es otra tarea que se puede simplificar bastante si tenés todos tus movimientos centralizados en un mismo lugar, en lugar de repartidos entre distintas cuentas y medios de pago.
Cómo empezar a automatizar en tu negocio
No hace falta digitalizar todo de golpe. Podés empezar identificando la tarea que más tiempo te consume o en la que más errores solés cometer, y buscar una herramienta para resolver esa parte primero. A medida que te acostumbres, podés ir sumando más procesos automatizados.
A través de Ualá Bis, podés centralizar cobros, pagos y movimientos de tu PyME en un mismo lugar, lo que simplifica buena parte del trabajo administrativo del día a día y te da un panorama más ordenado de tu negocio.
Automatizar vs delegar: ¿es lo mismo?
Vale la pena distinguir dos conceptos que suelen confundirse. Automatizar una tarea consiste en que una herramienta la resuelva de forma sistemática, mientras que delegarla significa que otra persona se encargue de hacerla. Ambas estrategias son válidas y muchas veces se combinan, pero conviene tener claro cuál aplica a cada proceso de tu negocio.
Por ejemplo: la emisión de facturas se puede automatizar casi por completo, pero la atención a un cliente con una consulta puntual probablemente necesite siempre la intervención de una persona.
Identificar qué tareas son realmente automatizables te ayuda a invertir tiempo y recursos donde tienen más impacto.
Señales de que tu negocio necesita automatizar
Estas son algunas señales que pueden indicar que llegó el momento de revisar cómo manejás la parte administrativa de tu emprendimiento.
Dedicar más de una hora por semana a cargar datos que ya existen en otro lado (por ejemplo, pasar movimientos de la cuenta a una planilla); es una señal clara de trabajo duplicado.
Olvidarte más de una vez de un vencimiento que terminó generando recargos.
No tener claro cuánto cobraste y cuánto gastaste a fin de mes.
En definitiva, automatizar se trata de detectar los puntos donde estás perdiendo tiempo o cometiendo errores que podrías evitar con un proceso más ordenado.
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